Der Wechsel eines IT-Dienstleisters ist eine größere Operation als die meisten denken – und gleichzeitig kein Hexenwerk, wenn man weiß, worauf zu achten ist. Diese Seite zeigt den Prozess in fünf Phasen, mit konkreten Kriterien für die Auswahl und Hinweisen zur Übergabe.
Einzelne Vorfälle sind kein Grund für einen Wechsel. Wenn aber mehrere dieser Punkte zutreffen, ist die Suche nach einem neuen Partner gerechtfertigt.
Reaktionszeiten verlängern sich systematisch. Was am Anfang 2 Stunden brauchte, dauert jetzt 12. Ticket-Antworten kommen nicht mehr am gleichen Werktag, sondern erst übermorgen. Eskalationen bringen kurzfristig Besserung, danach ist es wieder wie vorher.
Keine schriftliche Leistungsbeschreibung verfügbar. Du fragst nach, was genau im Vertrag enthalten ist – und bekommst keine klare Antwort. Was „monatliches Monitoring“ konkret bedeutet, was „Reaktionszeit 4 Stunden“ wirklich heißt, was bei einem Notfall passiert: alles unscharf.
Rechnungen werden intransparent. Stundensätze, Zusatzleistungen, Beratung, Reisekosten – die monatlichen Beträge schwanken stark, ohne dass die Geschäftsleitung nachvollziehen kann, warum. Auf Nachfrage kommen lange Erklärungen, aber keine klaren Antworten.
Wissen ist konzentriert auf eine Person. Wenn der bisher zuständige Techniker krank ist, im Urlaub ist oder die Firma verlässt, weiß plötzlich niemand mehr, wie eure IT funktioniert. Dokumentation gibt es entweder nicht oder ist nicht aktuell.
Strategische Themen werden nicht mehr proaktiv eingebracht. Updates auf neue Versionen, Sicherheits-Empfehlungen, sinnvolle Modernisierungen – alles passiert nur, wenn ihr selbst nachfragt. Der Anbieter ist im Reagieren-Modus, nicht im Mitdenken-Modus.
Diese vier Punkte sollten beim neuen Anbieter klar sein, bevor ihr unterschreibt – egal welcher Anbieter es ist.
Ein Anbieter, der seine Leistungen nicht schriftlich aufzeigt, hat entweder keine klare Leistung oder will sich Spielraum für später offenhalten. Beides ist ein Warnsignal. Frag explizit: „Kann ich die Leistungsbeschreibung vor dem Vertrag sehen?“
Mindestlaufzeiten von 24 Monaten plus automatische Verlängerung sind Branche-Standard, aber nicht unvermeidbar. Es gibt Anbieter, die unbefristet mit klaren Kündigungsfristen arbeiten – die haben es nicht nötig, Kunden mit Vertragsbindung zu halten.
Vor Vertragsabschluss solltet ihr wissen, wer euch betreuen wird. Eine „Hotline“ oder ein „Kunden-Pool“ ist die strukturelle Garantie für anonyme Betreuung. Eine konkrete Ansprechperson mit Vertretungsregelung ist die Garantie für Verbindlichkeit.
Ein guter Anbieter hilft euch beim Wechsel zum nächsten – auch wenn das in fünf oder zehn Jahren mal sein wird. Ein schlechter macht Übergaben künstlich schwer, um Wechsel zu erschweren. Frag beim neuen Anbieter, wie er mit Übergaben in beide Richtungen umgeht.
So läuft ein professioneller Anbieter-Wechsel ab. Zeitrahmen: typisch 3 bis 6 Monate.
Bevor ihr nach einem neuen Anbieter sucht, müsst ihr wissen, was bei euch im Bestand ist: Welche Server, welche Lizenzen, welche Verträge laufen wo, welche Zugänge sind wo dokumentiert. Wenn der bisherige Anbieter euch dabei nicht hilft: ein zusätzliches Argument für den Wechsel.
Drei bis fünf Anbieter kontaktieren. Erstgespräche sollten unverbindlich, kostenlos und ohne Vertriebsdruck ablaufen. Achtet darauf, ob der Anbieter mehr fragt als spricht – das ist ein gutes Zeichen. Achtet auch darauf, ob der Anbieter euch absagen würde, wenn ihr nicht passt: Ein „wir nehmen jeden Kunden“ ist ein schlechtes Zeichen.
Bevor der neue Anbieter ein Angebot machen kann, muss er eure IT verstehen. Bei seriösen Anbietern ist das eine bezahlte Bestandsaufnahme, die bei Vertragsabschluss oft auf das Onboarding angerechnet wird. Wer nach einer Telefon-Stunde ein verbindliches Angebot macht, hat es entweder zu sehr eilig oder kennt eure IT nicht.
Vertragstexte gemeinsam durchgehen, Leistungsbeschreibung sauber definieren, Kündigung beim Alt-Anbieter terminlich abstimmen. Parallel: detaillierter Übergabe-Plan mit Verantwortlichkeiten beider Seiten. Diese Phase wird oft unterschätzt – sie kann 4 bis 8 Wochen dauern und sollte sie auch.
Der neue Anbieter übernimmt schrittweise: Monitoring, Dokumentation, Support, Backup. Erst die unkritischen Bereiche, dann die kritischen. In den ersten 3 Monaten nach Übergabe ist intensiver Kontakt normal – das ist die Stabilisierungs-Phase, in der das eingespielte Verhältnis entsteht.
Welches Modell passt, hängt davon ab, ob bei euch eine IT-Person oder ein IT-Team existiert.
Komplette IT-Betreuung für Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung. Wir übernehmen alles: Monitoring, Support, Backup, Sicherheit, Microsoft-365-Verwaltung.
Entlastung für Unternehmen mit eigener IT-Abteilung. Wir ergänzen euer Team beim 1st-Level-Support, bei Routine-Tätigkeiten und in Urlaubs-/Krankheitsphasen. Strategische Hoheit bleibt bei euch.
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Wir verstehen sie alle – und beantworten sie hier ehrlich.
Was, wenn der neue Anbieter auch nicht passt?
Genau deshalb arbeiten wir unbefristet mit 4 Monaten Kündigungsfrist –
keine 24-Monats-Bindung. Wenn nach 6 oder 12 Monaten klar wird,
dass es nicht passt, könnt ihr ohne Strafgebühren wechseln. Das gilt
in beide Richtungen: Wir können auch nicht künstlich Druck auf euch
ausüben, weil wir wissen, dass ihr jederzeit gehen könnt.
Was, wenn die Übergabe schiefläuft?
Eine Übergabe läuft schief, wenn sie nicht geplant ist. Bei uns ist
sie ein eigener Projekt-Schritt mit klaren Zwischenmeilensteinen,
schriftlicher Dokumentation und ständiger Abstimmung mit dem
Alt-Anbieter (oder mit dem internen Team). In den ersten 3 Monaten
nach Übergabe begleiten wir intensiver als später – das ist
eingepreist, kein Aufschlag.
Was, wenn der bisherige Anbieter den Wechsel sabotiert?
Kommt vor, ist aber selten. Falls der bisherige Anbieter Übergaben
verzögert, Zugänge nicht herausgibt oder Dokumentation verweigert,
bekommt ihr eine konkrete Übergabe-Checkliste von uns. Wir wissen,
welche Daten wir wirklich brauchen und welche wir notfalls neu
aufbauen können – die Übergabe ist nie eine Geisel-Situation.
Was kostet uns der Wechsel insgesamt?
Die einmalige Bestandsaufnahme wird bei Vertragsabschluss zu 100 %
auf das Onboarding angerechnet. Übergabe-Aufwand wird schriftlich
geschätzt, abhängig von der Komplexität – meistens zwischen 8 und
40 Arbeitsstunden, in den ersten 3 Monaten verteilt. Falls
der Alt-Anbieter eine Auflösungsgebühr verlangt, sehen wir uns die
Vertragstexte an und beraten zur möglichen Reduktion. Den genauen
Aufwand für einen sauberen Wechsel kalkulieren wir individuell –
abhängig von Umgebungsgröße und Vorzustand.
Von der ersten Anbieter-Suche bis zur stabilen Übernahme typisch 3 bis 6 Monate. Davon entfallen etwa 4 bis 8 Wochen auf Anbieter-Suche und Erstgespräche, 2 bis 4 Wochen auf Bestandsaufnahme und Vertragsverhandlung, und 4 bis 12 Wochen auf die eigentliche Übergabe – abhängig von der Komplexität eurer IT. Bei Notfällen geht es schneller, aber das ist nicht der Normalfall.
Nein, im Gegenteil. Sprecht zuerst mit potenziellen neuen Anbietern. Erst wenn ihr einen passenden gefunden habt und der Übergabe-Plan steht, kündigt ihr den alten Vertrag – mit Übergabe-Termin, der zur Kündigungsfrist passt. Parallel-Arbeit beider Anbieter über 1 bis 2 Monate ist normal und richtig.
Selten, aber kommt vor. Rechtlich seid ihr Eigentümer eurer Daten – das gilt unabhängig vom Vertrag. Falls der Anbieter sich querstellt: schriftliche Aufforderung mit Frist setzen. Falls das nicht reicht: anwaltliche Aufforderung. In den meisten Fällen löst sich das Problem, sobald rechtlicher Druck im Raum ist. Wir beraten dazu im Rahmen des Wechsels.
Bei seriösen Anbietern: nein, außer bei der einmaligen Bestandsaufnahme – diese wird bei Vertragsabschluss zu 100 % auf das Onboarding angerechnet. Die laufende monatliche Gebühr beim neuen Anbieter beginnt erst, wenn die Übernahme tatsächlich startet – nicht bei Vertragsunterzeichnung. Doppel-Zahlungen während der Übergabe-Phase solltet ihr nicht akzeptieren.
Konkurrenzverbote in B2B-IT-Verträgen sind in Deutschland weitgehend nicht durchsetzbar – das ist anwaltlich gut etabliert. Wechsel-Strafen sind problematischer, hängen aber stark vom konkreten Vertragstext ab. Lass eine Kanzlei mit IT-Schwerpunkt drüberschauen, bevor du dich von Strafzahlungen einschüchtern lässt – oft sind die Klauseln juristisch nicht haltbar.
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